公司印章管理中必須要知道的23個(gè)法律問(wèn)題
一、 公司印章分哪幾種,分別有什么用途?
答:公司印章主要分為五種: (一) 公章,用于公司對(duì)外事務(wù)處理,工商,稅務(wù),銀行等外部事務(wù)處理事需要加蓋。 (二) 財(cái)務(wù)專(zhuān)用章,用于公司票據(jù)的出具,支票等在出具時(shí)需要加蓋,通常稱(chēng)為銀行大印鑒。 (三) 合同專(zhuān)用章,顧名思義,通常在公司簽訂合同時(shí)需要加蓋。 (四) 法定代表人章:用于特定的用途,公司出具票據(jù)時(shí)也要加蓋此印章,通常稱(chēng)為銀行小印鑒。 (五) 發(fā)票專(zhuān)用章,在公司開(kāi)具發(fā)票時(shí)需要加蓋。 在上述五種印章中,公章、財(cái)務(wù)專(zhuān)用章、合同章是需要在工商登記部門(mén)備案的,具有更高的法律效力。 二、 刻制公司印章需要什么程序和手續(xù)? 答:通常來(lái)說(shuō),企業(yè)需要先寫(xiě)申請(qǐng)書(shū),準(zhǔn)備以下資料:復(fù)印法人身份證、營(yíng)業(yè)執(zhí)照正、副本,文字和圖像必須復(fù)印清晰,每一份要法人簽名和寫(xiě)上“與原件一致”和蓋手模,然后到公安局辦理刻章備案,公安局開(kāi)出證明后,到指定的地點(diǎn)刻章(附:西安市請(qǐng)到陜西省印章制作服務(wù)中心辦理刻章),繳刻章費(fèi)用和交通知書(shū),等待完成即可領(lǐng)章。 三、 刻制公司印章有什么特別的要求? 答:《國(guó)務(wù)院關(guān)于國(guó)家行政機(jī)關(guān)和企業(yè)事業(yè)單位社會(huì)團(tuán)體印章管理的規(guī)定》對(duì)公司印章的管理提出了具體的要求: (一) 圓形; (二) 直徑不得大于4.5厘米,中央刊五角星,五角星外刊單位名稱(chēng),自左而右環(huán)行; (三) 所刊名稱(chēng),應(yīng)為法定名稱(chēng)。如名稱(chēng)字?jǐn)?shù)過(guò)多不易刻制,可以采用規(guī)范化簡(jiǎn)稱(chēng); (四) 印章所刊漢字,應(yīng)當(dāng)使用國(guó)務(wù)院公布的簡(jiǎn)化字,字體為宋體; (五) 其他專(zhuān)用印章(包括經(jīng)濟(jì)合同章、財(cái)務(wù)專(zhuān)用章等),在名稱(chēng)、式樣上應(yīng)與單位正式印章有所區(qū)別,經(jīng)本單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后可以刻制; (六) 應(yīng)到當(dāng)?shù)毓矙C(jī)關(guān)指定的刻章單位刻制。 四、 印章被盜、搶或丟失了怎么辦? 答:如果確屬印章被盜(搶?zhuān)?,則該因印章的使用而發(fā)生的糾紛,企業(yè)不承擔(dān)責(zé)任。 首先因?yàn)楣略诠矙C(jī)關(guān)有備案,所以丟失后第一步應(yīng)該由法人代表帶身份證原件及復(fù)印件、工商營(yíng)業(yè)執(zhí)照副本原件及復(fù)印件到丟失地點(diǎn)所轄的派出所報(bào)案,領(lǐng)取報(bào)案證明。 接著要讓公眾知曉你丟失的公章已經(jīng)作廢,所以公章丟失后的第二個(gè)步驟就是持報(bào)案證明原件及復(fù)印件;工商營(yíng)業(yè)執(zhí)照副本原件及復(fù)印件在市級(jí)以上每日公開(kāi)發(fā)行的報(bào)紙上做登報(bào)聲明,聲明公章作廢。報(bào)紙會(huì)在第二天刊登。在哪個(gè)報(bào)紙登報(bào)聲明可詢(xún)問(wèn)當(dāng)?shù)毓ど叹郑總€(gè)地方規(guī)定不同。而這里需要提醒大家注意的是,大部分報(bào)社都會(huì)要求公司全體股東到場(chǎng)簽署同意登報(bào)聲明才許可予以登報(bào),這也為許多公司的公章遺失補(bǔ)辦設(shè)置了一定障礙。 第三個(gè)步驟就應(yīng)該持以下文件到公安局治安科辦理新刻印章備案:《營(yíng)業(yè)執(zhí)照》副本復(fù)印件、法定代表人身份證復(fù)印件2份、企業(yè)出具的刻章證明、法人委托授權(quán)書(shū)、所有股東身份證復(fù)印件各一份、股東證或者工商局打印的股東名冊(cè)、派出所報(bào)案回執(zhí)及登報(bào)聲明的復(fù)印件。 第四個(gè)步驟,辦理好新刻印章登記后就可以在公安局治安科的指導(dǎo)下新刻印章了,新刻的印章需要與之前丟失的印章有不同,些許不同也可以。 最后一步就是持以上辦理的材料到印章店刻一個(gè)新的印章了。 五、 大股東把持公章使公司的運(yùn)營(yíng)進(jìn)入僵局,其他股東能否重刻公章? 答:公司股東與股東之間,或董事長(zhǎng)與總經(jīng)理之間等公司因內(nèi)部管理糾紛引發(fā)的印章?tīng)?zhēng)奪戰(zhàn),公安機(jī)關(guān)一般不會(huì)給予辦理印章的丟失備案,即比較難以獲得印章的重新刻制,而且即使重新刻制,公司還是會(huì)面臨兩枚印章具有同等法律效力的局面。 六、 能否只用公章不用其他印章? 答:不能。法律對(duì)某些情況下該用何種印章有強(qiáng)制性規(guī)定。如《中華人民共和國(guó)發(fā)票管理辦法》明確發(fā)票只能加蓋發(fā)票專(zhuān)用章。 七、 不同的印章是否有法律效力大小的區(qū)別? 答:沒(méi)有嚴(yán)格意義上法律效力大小高低的區(qū)別,只要是符合法律規(guī)定的蓋章要求并且意思表示真實(shí),印章均為有效。但是,由于印章的使用范圍大小不同,導(dǎo)致人們以為印章有效力大小之分。 公章在所有印章中具有最廣的使用范圍,是法人權(quán)利的象征,在現(xiàn)行的立法和司法實(shí)踐中,審查是否蓋有法人公章成為判斷民事活動(dòng)是否成立和生效的重要標(biāo)準(zhǔn)。除法律有特殊規(guī)定外(如發(fā)票的蓋章),均可以公章代表法人意志,對(duì)外簽訂合同及其他法律文件,具有極高的法律效力,凡是以公司名義發(fā)出的信函、公文、合同、介紹信、證明或其他公司材料均可使用公章。 八、 公章可以代替合同專(zhuān)用章嗎? 答:可以。 在合同、協(xié)議的簽訂中,公章和合同專(zhuān)用章具有同等法律效力?!蹲罡呷嗣穹ㄔ宏P(guān)于在審理經(jīng)濟(jì)糾紛案件中涉及經(jīng)濟(jì)犯罪嫌疑若干問(wèn)題的規(guī)定》第四條將公章與合同專(zhuān)用章并列使用,也足以說(shuō)明公章與合同專(zhuān)用章在合同簽訂方面的效力是一樣的。 九、 公章可以代替法定代表人章嗎? 答:視具體情況而定,如委托授權(quán)書(shū)上應(yīng)有法定代表人簽字或蓋章,此時(shí)僅有公章是不行的。 十、 什么是電子印章? 答:自《電子簽名法》實(shí)施后,電子印章(簽名)就具有了合法地位。所謂電子印章(簽名)并不是實(shí)體印章的圖像化,而是數(shù)據(jù)電文中以電子形式所含、所附用于識(shí)別簽名人身份并表明簽名人認(rèn)可其中內(nèi)容的數(shù)據(jù)。通俗點(diǎn)說(shuō),電子印章(簽名)就是一個(gè)能夠識(shí)別出具體蓋章人(簽名人)的電子數(shù)據(jù)密鑰。 十一、 什么情況下可以使用電子印章,什么情況下不行? 答:除了法律法規(guī)規(guī)定不適用電子文書(shū)的情況,都可以約定使用電子印章。 電子印章不適用于: (一)涉及婚姻、收養(yǎng)、繼承等人身關(guān)系的; 十二、 合同上沒(méi)有加蓋合法有效的公章但有法定代表人簽字,合同是否有效? 答:有效,除非約定合同生效需簽字并蓋章。 《合同法》第三十二條規(guī)定:“當(dāng)事人采用合同書(shū)形式訂立合同的,自雙方當(dāng)事人簽字或者蓋章時(shí)合同成立?!币?yàn)榉ǘù砣艘怨久x從事民事活動(dòng)時(shí)代表公司,因此僅有法定代表人簽字也能使合同成立生效。 同理,雖然沒(méi)有加蓋公章,但如果在合同上簽字的人得到了公司相應(yīng)的授權(quán),那么合同一樣是有效的。 十三、 合同所蓋印章并非合同專(zhuān)用章,而是采購(gòu)專(zhuān)用章、項(xiàng)目部專(zhuān)用章等,合同是否有效? 答:除非有證據(jù)證明相反事實(shí),否則一般認(rèn)定為有效。 合同上加蓋的印章雖然并非合同專(zhuān)用章,不符合簽訂合同的一般原則和規(guī)定,但這是該公司自身管理方面存在的漏洞,如該公司不能提交相應(yīng)的證據(jù),證明合同所涉印章與公司無(wú)關(guān)或?yàn)樗怂缴w,即應(yīng)認(rèn)定公司承認(rèn)合同的效力。 另一方面,《公司法》第三十七條規(guī)定:“采用合同書(shū)形式訂立合同,在簽字或者蓋章之前,當(dāng)事人一方已經(jīng)履行主要義務(wù),對(duì)方接受的,該合同成立”,因此如果對(duì)方已按合同履行主要義務(wù)而該公司接受的,則合同無(wú)須簽字、蓋章也已經(jīng)成立生效。 十四、 公章外借他人使用,他人私下簽訂的擔(dān)保合同是否有效? 答:有效。公司作為獨(dú)立的企業(yè)法人,公司印章是其對(duì)外進(jìn)行活動(dòng)的有形代表和法律憑證,公司負(fù)責(zé)人或其他管理人員,經(jīng)過(guò)公司授權(quán)后,只是印章暫時(shí)的持有者和保管者,其行使公司印章所產(chǎn)生的權(quán)利義務(wù),應(yīng)由該公司來(lái)承擔(dān)責(zé)任,而不應(yīng)由持有者或保管者承擔(dān)責(zé)任。公司自愿將公司印章外借他人使用,應(yīng)視為公司授權(quán)他人使用公司印章,該印章所產(chǎn)生的權(quán)利義務(wù)關(guān)系應(yīng)由該公司承擔(dān)。因此,公章外借他人使用并私下簽訂的擔(dān)保合同有效,公司需要承擔(dān)擔(dān)保責(zé)任的。 十五、 公司章程可以約定印章的使用規(guī)則嗎,違反章程使用印章簽訂的合同是否有效? 答:公司章程可以約定印章的使用規(guī)則,但由于章程僅對(duì)內(nèi)有約束力,如果相對(duì)人是善意的,即使印章的使用違反章程,合同也有效。但是,違反章程使用公章?lián)p害公司利益的人需要對(duì)公司承擔(dān)賠償責(zé)任。 十六、 合同上加蓋分公司的印章是否有效? 答:分公司雖然沒(méi)有獨(dú)立法人地位,但分公司也領(lǐng)取營(yíng)業(yè)執(zhí)照,能夠成為民事訴訟的被告,因此在合同上加蓋分公司的印章,一般也認(rèn)定合同有效,相關(guān)的民事責(zé)任由總公司承擔(dān)。 十七、 公司經(jīng)營(yíng)過(guò)程中在印章方面會(huì)遇到哪些風(fēng)險(xiǎn)? 答:公司在印章方面常見(jiàn)的風(fēng)險(xiǎn)主要有以下幾種: (一) 他人使用假冒的印章。 (二) 他人使用掃描打印出來(lái)的印章。 (三) 對(duì)方使用的是沒(méi)有備案、沒(méi)有資質(zhì)的內(nèi)設(shè)部門(mén)章。 (四) 使用有數(shù)碼符號(hào)的印章。 由于上述風(fēng)險(xiǎn)的高發(fā),公司企業(yè)應(yīng)該提高警惕,在交易時(shí)做好審查工作。例如,可以通過(guò)要求對(duì)方提供公司局的刻章許可或者委托律師調(diào)查對(duì)方的印章備案情況來(lái)檢查印章的真?zhèn)涡裕屑?xì)審查是否有油印等公章正常使用時(shí)所具有的印跡,拒絕對(duì)方不符合規(guī)范地使用印章等。 十八、 公司更改名稱(chēng)后已使用新印章,蓋有原印章的合同對(duì)公司是否仍有效力? 答:有效。企業(yè)名稱(chēng)的變更并不影響變更后的公司承擔(dān)原公司的債務(wù),蓋有原企業(yè)名稱(chēng)印章的文件對(duì)變更后的公司依然具有法律效力,因此對(duì)原企業(yè)名稱(chēng)印章應(yīng)當(dāng)妥善保管,可以明確保管人,必要時(shí)可以對(duì)該印章進(jìn)行銷(xiāo)毀并登記備案,以降低法律風(fēng)險(xiǎn)。 十九、 如何識(shí)別印章的真假? 答:(一)看字體。根據(jù)前述規(guī)定,印章必須要用宋體字,如果對(duì)方加蓋的印章并非宋體字,應(yīng)該就是假冒的印章了。 (二)看顏色。由于質(zhì)材和力度的原因,真正加蓋的公章的顏色往往不均勻,而電腦制作的印章則顏色一致,而且也更加鮮明。 (三)看形狀,包括字的形狀和周?chē)鷪A圈的形狀。首先,無(wú)論是圓形還是橢圓形的印章,雖然字都不是橫平豎直的,但是每個(gè)字單獨(dú)看都是規(guī)規(guī)矩矩的長(zhǎng)方形,不可能扭曲,或者上面胖下面瘦看起來(lái)呈梯形。其次,其次是看印章周?chē)鷪A圈的形狀,這個(gè)圓圈是有一定寬度的,并且仔細(xì)看邊緣(包括印章上字的邊緣),不可能非常平滑,經(jīng)常有一些小缺口、小棱角或者小空白,這也是由于沾油墨和蓋印的過(guò)程中油墨的密度和蓋印的力度不一致造成的。電腦直接制作的印章就沒(méi)有這些問(wèn)題,完美的只能用假來(lái)形容了。 (四)看角度。雖然絕大多數(shù)人蓋章的時(shí)候都希望把章蓋的很正,但是總會(huì)出現(xiàn)一點(diǎn)點(diǎn)偏差,特別是圓形的印章更不好把握。但是電腦制作印章時(shí)默認(rèn)情況下肯定100%是正的。 (五)看位置??纯垂率巧w在協(xié)議的空白處,還是蓋在文字上。一般而言,真印章都蓋在公司名稱(chēng)上,而制作粗劣的假印章都喜歡蓋在空白處,因?yàn)榧儆≌率请娔X做的,如果蓋在文字上就會(huì)擋住后面的文字。但是制作水平高一些的假印章為了看起來(lái)更真,也會(huì)蓋在文字上,這個(gè)時(shí)候你需要仔細(xì)看一下,印章上的字和紙上印刷的字重合的地方,如果是真印章即使重合了,后面的文字還是可以透過(guò)油墨顯示出來(lái);而電腦制作的假印章,就會(huì)完全擋住下面的文字。 二十、 企業(yè)在印章管理方面主要存在的問(wèn)題有哪些? 答:(一)印章刻制的業(yè)務(wù)流程不清晰,沒(méi)有審批程序,只要業(yè)務(wù)需要,領(lǐng)導(dǎo)或部門(mén)就可隨便刻制印章,刻制后沒(méi)有下發(fā)正式啟用文件,沒(méi)有明確印章使用范圍和使用時(shí)間。 (二)印章刻制不在公安部門(mén)指定的單位進(jìn)行,不在公安機(jī)關(guān)備案,隨便找一家單位刻制公章,刻完就用,為以后發(fā)生印章使用風(fēng)險(xiǎn)埋下了隱患。 (三)個(gè)別企業(yè)沒(méi)有印章管理方面的規(guī)章制度,使用印章未經(jīng)過(guò)嚴(yán)格審批。印章管理人員對(duì)使用印章材料不嚴(yán)格審查,更有甚者在空白介紹信或空白紙張上用印。
(二)涉及土地、房屋等不動(dòng)產(chǎn)權(quán)益轉(zhuǎn)讓的;
(三)涉及停止供水、供熱、供氣、供電等公用事業(yè)服務(wù)的;
(四)法律、行政法規(guī)規(guī)定的不適用電子文書(shū)的其他情形。